3 золотых правила закупщиков (эти правила сэкономят миллионы)

Хорошая закупка - это не самая низкая цена. Это порядок из трёх шагов: сначала привезти вовремя, потом убедиться в качестве и только третьим шагом снижать цену. Если поменять порядок, вы сэкономите на счёте и потеряете на простое, браке и повторных заказах.

За 10 с лишним лет я провёл тысячу сделок на сумму несколько сотен миллиардов рублей. Начинал с запчастей, потом забрал на себя спецтехнику, потом покупку транспорта, оборудования, а дальше были и заводы, и земля, и карьеры. Механика везде одна. Ниже правила, которые я бы повесил на стену в любом отделе снабжения.

Правило 1. Привезти вовремя

Первое, что нужно компании от закупщика, - чтобы вещь оказалась на месте, когда она нужна. Машина без запчасти не едет, бригада без материала стоит, а зарплату им платят.

Где взять срок, если поставщик не успевает

• Проверить свой склад. Банально, но мало кто смотрит. Я много раз видел, как срочно заказывали то, что уже лежало у себя.
• Взять б/у. Для многих позиций это нормальный временный вариант. Снабженцу важно сказать инициатору честный срок по новой детали, чтобы тот мог выбрать.
• Снять с другой машины. Если одна единица всё равно стоит в ремонте, её деталь может вернуть в работу другую.

Логистика - это тоже работа закупщика

Многие отдают доставку «на откуп» поставщику. А вариантов больше:

Откуда берутся «срочные» заявки

Большая часть срочности рукотворная:

• механик знал о поломке, но сказал только на следующий день;
• заявку оформили срочно, а машина всё равно не выйдет, пока не приедет вторая позиция;
• заявку потеряли в переписке, вспомнили через неделю, и теперь она «горит».

Срочная покупка почти всегда дороже: выбирать некогда, торговаться некогда. Поэтому первое правило звучит как «привезти вовремя», а не «привезти быстро». Фиксируйте заявки в одном месте и старайтесь видеть потребность заранее: чем больше времени, тем больше предложений вы успеете собрать.

Правило 2. Качественно

Качество - это не бренд, не цена и не рекомендация знакомого. Качество - это цифры: сколько вещь прослужит и сколько времени сэкономит.

Бренд полезен как отличительный знак, но только если вы умеете отличать оригинал от подделки. Дорогая вещь может отработать хуже дешёвой. Рекомендация знакомого описывает его условия работы, а не ваши.

Как измерить качество

1. Поставить на несколько машин и собрать статистику. Например, тормозные колодки двух производителей на две группы машин. Через пару месяцев видно, какие сколько проехали.
2. Вести учёт замен в программе и строить отчёт. На одну деталь это несложно. Если деталей много (колёса, аккумуляторы), их нумеруют: краской, гравёром или лазером. Тогда видно, что именно эта шина стоит на этой машине с такого-то пробега.
3. Считать не только саму деталь. Плохая деталь ломает соседние, вызывает простой и упущенную выгоду. Дешёвый подшипник, который «съел» вал, стоит как вал.

Простая единица измерения, которой я пользуюсь: сколько рублей стоит один день или один моточас работы вещи. Деталь за 3 000 ₽, которая отработала месяц, дороже детали за 5 000 ₽, которая отработала три.

Правило 3. Дёшево

Цена идёт третьей не потому, что она неважна. А потому, что экономить имеет смысл, когда первые два правила уже выполнены. Тогда откуда берётся экономия? По моему опыту, из трёх источников, и они очень разного размера.

Откаты и халатность

Это две разные беды с одинаковым результатом. Откат - закупщик выбирает поставщика, который платит ему. Халатность - закупщик годами берёт у одного «удобного» поставщика, потому что так проще. Компания в обоих случаях переплачивает.

Лечится это прозрачностью: когда все предложения и причина выбора сохраняются, и руководитель в любой момент может посмотреть, из чего выбирали. Закупщик, который знает, что его выбор видно, работает иначе.

Больше предложений

Если брать минимум у пяти поставщиков по каждому направлению, средняя цена снижается примерно на 20% без всякого торга. Это моя аналитика по собственным закупкам.

Многие для этого рассылают письма десятку поставщиков. Это лучше, чем один звонок, но 10 адресов - это не рынок. В QRQ, например, запрос цен уходит поставщикам по почте из одной заявки, а их ответы собираются в одном месте, а не в десяти ветках переписки.

Торг с позиции силы

Деньги - самый ликвидный товар. Покупатель с деньгами уже в сильной позиции, нужно только этим пользоваться. Что работает:

1. Узнать цену и сразу назвать ту, которая вас устроит.
2. Назвать причину: ограниченный бюджет, конкурентное предложение, доставка, «покупаем у вас первый раз, хотим попробовать».
3. Не обезличивать себя. «Мне нужна цена» без объяснений срабатывает хуже, чем разговор человека, который знает, чего хочет.

Отдельно о лояльности. С поставщиком, с которым у вас нормальные отношения, проще делать возвраты, а при дефиците он отдаёт товар вам. Я иногда брал часть работы на себя (сам организовывал доставку, быстро оформлял документы), и это тоже аргумент в цене.

Регулярность вместо разовых рывков

Цена падает не от одного удачного звонка, а от привычки. Если вы закупаете планомерно, по графику, и каждый раз собираете предложения, поставщики привыкают, что с вами нужно бороться за заказ.

Идеально, если у вас есть регулярные торги. Не те громоздкие тендеры с документацией на сто страниц, о которых обычно думают, а простые: одна заявка, несколько ответов, выбор. Сегодня это делается без бумаги.

Тот, кто умеет планировать, может пойти дальше и применить подход бережливого производства, который пришёл из Toyota: товар приходит ровно тогда, когда нужен, не лежит на складе мёртвым грузом и не заказывается в панике. Для этого нужна аналитика: что, как часто и в каком объёме вы покупаете. Плюс в деньгах тоже есть: не у всех поставщиков можно зарезервировать товар, и тот, кто пришёл заранее, покупает дешевле.

Кому это нужно

• Собственнику, который чувствует, что переплачивает, но не понимает где.
• Руководителю закупок, которому «прилетает» за дорогие покупки.
• Снабженцу, который хочет вырасти. Я сам начинал с запчастей, а потом мне доверили технику и транспорт именно потому, что закупки становились выгоднее.

Бонусное правило: точно ли это надо?

Самая большая экономия - не купить ненужное. Она равна 100% цены.

Пример из практики. Геодезист просит прибор конкретного бренда. Обычный закупщик просто его купит. Мы разобрали все предложения рынка, сравнили бренды и собрали отзывы тех, кто работает на этих приборах. Оказалось, что задачу закрывает оборудование другого производителя, и на каждой единице вышло около 1 млн ₽ экономии.

Вопросы, которые стоит задать перед каждой крупной покупкой:

• Нужен именно этот бренд или нужна функция?
• Нет ли этого уже на складе?
• Нужен ли весь объём сразу или можно купить меньше?
• Можно ли взять б/у или в аренду?

Как внедрить правила в отделе снабжения: 5 шагов

1. Записать порядок «срок - качество - цена» и согласовать его с теми, кто подаёт заявки.
2. Собирать все заявки в одном месте, а не в мессенджерах.
3. Ввести правило: по каждой позиции не меньше 5 предложений, и все они сохраняются.
4. Начать учёт замен для 2-3 самых частых позиций, чтобы считать качество цифрами.
5. Перед крупной покупкой задавать вопрос «точно ли надо?» и фиксировать ответ.

Частые вопросы

Почему цена на третьем месте? Потому что сорванный срок и плохое качество обходятся дороже, чем разница в цене. Простой одной машины за день легко съедает экономию на нескольких деталях.

Сколько поставщиков нужно по одной позиции? Минимум пять. По моему опыту, это снижает среднюю цену примерно на 20% без торга.

Как понять, что закупщик работает в интересах компании? Посмотреть, из каких предложений он выбирал и почему. Если предложение всегда одно и от одного поставщика, это повод разобраться.

Можно ли покупать б/у для компании? Да, если вы понимаете срок службы и проверили вещь. Для временной замены или редкой позиции это часто лучший вариант.

Если хотите посмотреть, как выглядит закупка, где заявка, запрос цен и ответы поставщиков живут в одном месте, это можно сделать в QRQ.